CONFIDENȚIALITATE
Politica de confidențialitate
Aici scrie ce date păstrează ROLSync când îți citește fișa pe plătitor, cum le protejăm, cine le mai vede și cum le ștergi. Fiecare rând descrie ce face aplicația, nu un model general.
Pe scurt. Fișa PDF nu este păstrată: o citim și o ștergem în aceeași cerere. Raportul și profilul tău sunt criptate în baza de date. Ștergi o fișă sau tot contul din pagina Cont, pe loc.
Nu vindem date, nu facem publicitate, nu construim profiluri și nu trimitem fișele unui model de inteligență artificială.
1. Cine răspunde de date
Operatorul datelor tale este Freeapp SRL („ROLSync”, „noi”), care operează ROLSync la freeapp.ai/rolsync. Ne scrii la contact@freeapp.ai pentru orice întrebare despre date și îți răspundem în cel mult 30 de zile.
Când încarci fișele firmelor pe care le ții în evidență, tu (sau cabinetul tău) ești operatorul datelor acelor firme, iar noi le prelucrăm doar în numele tău, ca persoană împuternicită. Regulile acestei relații sunt în secțiunea „Datele clienților tăi” din termeni.
2. Ce date prelucrăm
Ce ne trimiți
- Adresa de email. O folosim ca să-ți trimitem codul de intrare și emailurile despre cont. O păstrăm în clar, pentru că după ea găsim contul.
- Numele și cabinetul, dacă le completezi în Cont. Sunt păstrate criptat.
- Fișa PDF. Serverul o scrie într-un fișier temporar doar cât o citește și o șterge la finalul aceleiași cereri, fie că citirea reușește, fie că nu. PDF-ul nu este păstrat nicăieri.
- Raportul citit din fișă: firma, CUI-ul, taxele, sumele, datele și numele fișierului. Este păstrat criptat, în contul tău. În clar rămân doar data fișei și data încărcării, ca să putem ordona lista. CUI-ul mai apare o dată ca amprentă calculată cu cheia contului tău, din care nu se poate citi CUI-ul; cu ea numărăm firmele pentru limita planului.
- Textul din Cereri. Îl păstrăm în clar și îl citește echipa noastră, ca să decidă ce construim. Nu scrie în el date fiscale. Notificarea internă pe care o primim conține doar numărul cererii și tipul ei.
Prima fișă, fără cont
Când încarci o fișă pe pagina principală fără să fii în cont, rezultatul este criptat cu o cheie aleatoare pe care o primește doar browserul tău. Noi păstrăm rezultatul criptat cel mult 2 ore, apoi se șterge singur. Fără acea cheie nu îl putem deschide. Dacă îți faci cont în acest timp, rezultatul trece în cont și copia temporară se șterge.
Ce se păstrează automat
- Sesiunea. Un cod aleator în cookie-ul de sesiune. Noi păstrăm doar o amprentă (hash) a lui, 30 de zile sau până apeși Ieși.
- Codul de intrare. 6 cifre, păstrat doar ca amprentă, 10 minute, cu cel mult 5 încercări.
- Limitele de folosire. O amprentă a adresei IP calculată cu o cheie a serverului și o amprentă a adresei de email, ca să oprim abuzul (prea multe coduri sau încărcări). Se șterg după aproximativ o oră. Contorul zilnic de cereri al contului se șterge după o zi.
- Numărători de folosire: tipul operației, dacă a reușit, câte rânduri a avut fișa, tipul erorii și momentul. Nu conțin contul, emailul sau IP-ul.
- Jurnalele serverului. Pentru fiecare cerere scriem operația, codul de răspuns și durata. Codul nostru nu scrie în jurnale date fiscale, emailuri sau textul cererilor. Furnizorul de găzduire vede adresa IP a fiecărei cereri, ca parte din livrarea paginii.
Plăți
Plata planului Contabil o procesează Stripe. Noi nu vedem niciodată datele cardului. Păstrăm doar identificatorul de client și de abonament din Stripe, starea abonamentului și data unei plăți eșuate, dacă există.
3. Cum le protejăm
- Tot traficul circulă criptat (HTTPS).
- Profilul și rapoartele sunt criptate cu AES-256-GCM. Fiecare cont are cheia lui, iar acea cheie este la rândul ei criptată cu o cheie principală ținută în configurația serverului, separat de baza de date. O copie a bazei de date, singură, nu poate fi citită.
- Spunem deschis ce nu este: criptarea nu este „de la un capăt la altul”. Serverul deschide raportul ca să ți-l arate ție. Nu există nicio unealtă sau ecran de administrare care să deschidă rapoartele, iar echipa noastră nu le citește.
- Răspunsurile care conțin datele tale sunt trimise cu instrucțiunea ca browserul și rețeaua să nu le păstreze în cache.
4. Temeiul legal
- Contractul (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR): contul, intrarea cu cod, citirea fișelor și abonamentul.
- Interesul legitim (art. 6 alin. 1 lit. f): limitele împotriva abuzului, numărătorile de folosire și citirea cererilor ca să îmbunătățim produsul.
- Consimțământul (art. 6 alin. 1 lit. a): statisticile de vizită, pornite doar după „Acceptă tot”. Îl poți retrage oricând.
- Obligația legală (art. 6 alin. 1 lit. c): evidențele plăților, păstrate pentru obligațiile fiscale.
5. Cine mai primește datele
Folosim câțiva furnizori, fiecare doar pentru partea lui:
- Vercel (găzduire și rularea serverului): prin el trec toate cererile, inclusiv PDF-ul cât timp este citit.
- MongoDB Atlas (baza de date): păstrează datele contului, cu profilul și rapoartele criptate.
- Stripe (plăți): primește adresa ta de email și un identificator intern al contului; datele cardului le introduci direct la Stripe.
- Resend (emailuri): primește adresa ta, codul de intrare și emailul despre o plată eșuată.
- Umami (statistici de vizită), găzduit pe serverul nostru, numai după „Acceptă tot”: paginile vizitate, pagina de proveniență, tipul de browser și de dispozitiv și țara. Nu pune cookie-uri.
Unii furnizori sunt în afara Spațiului Economic European. Acolo transferul se face pe baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană.
6. Cât timp păstrăm
- Fișa PDF: doar cât este citită, apoi se șterge.
- Rezultatul primei fișe fără cont: cel mult 2 ore.
- Contul, profilul, fișele și cererile: cât timp există contul. Când ștergi o fișă sau contul, se șterg pe loc.
- Codul de intrare: 10 minute. Sesiunea: 30 de zile, sau până ieși ori ștergi contul.
- Amprentele pentru limite: aproximativ o oră; contorul zilnic de cereri: o zi.
- Numărătorile de folosire: fără termen fix, pentru că nu identifică pe nimeni.
- Evidențele plăților: la Stripe, cât cer obligațiile legale.
- Copiile de siguranță ale bazei de date, acolo unde furnizorul le face, se înlocuiesc în ciclul lor obișnuit; în ele, profilul și rapoartele rămân criptate.
8. Drepturile tale
Ai dreptul să afli ce date avem despre tine, să le corectezi, să le ștergi, să le restrângi prelucrarea, să le primești într-un format pe care îl poți folosi în altă parte, să te opui prelucrării bazate pe interesul legitim și să îți retragi consimțământul.
Cele mai multe le faci singur, din pagina Cont:
- Descarcă datele mele: un fișier JSON cu contul, fiecare fișă cu raportul ei și cererile tale.
- Șterge fișa: șterge o fișă și raportul ei.
- Șterge contul și toate fișele: după ce scrii STERGE, anulăm abonamentul, dacă există, și ștergem pe loc fișele, cererile, sesiunile și contul.
Pentru orice altceva, scrie-ne la contact@freeapp.ai de pe adresa contului. Poți depune și o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (dataprotection.ro).
9. Minori
ROLSync este pentru contabili și firme. Nu este destinat persoanelor sub 18 ani și nu strângem cu bună știință date despre ele.
10. Schimbări
Când schimbăm această politică, actualizăm data de sus. Dacă schimbarea este importantă și ai cont, îți scriem pe email înainte să se aplice.